Hoe kan ik subsidie aanvragen?

Voor het aanvragen van een subsidie kunt u een formulier invullen. Het formulier vindt u bij de betreffende subsidieregeling. De subsidie- of uitvoeringsregeling is de basis van een subsidie.

Wij beoordelen de aanvraag. Past deze bij de voorwaarden? En is er genoeg geld? Dan geven wij u subsidie. U ontvangt dan een subsidiebeschikking en eventueel ook al een voorschot.

De aanvraag van een subsidie in 6 stappen

• Stap 1 - aanvraag indienen
• Stap 2 - ontvangstbevestiging
• Stap 3 - toetsing
• Stap 4 - beoordeling
• Stap 5 - besluit
• Stap 6 - vaststelling subsidie
• Andere belangrijke zaken
• A: subsidiesystematiek
• B: voortgangsrapportage
• C: meldingsplicht

Let op: u moet er zelf voor zorgen dat u alle informatie op tijd en compleet aanlevert.

Stap 1 - Aanvraag indienen

Zoek op de pagina subsidieregelingen naar de subsidie waar het om gaat. Daar vindt u de algemene informatie over de regeling. Er staat ook met welk formulier u de subsidie kunt aanvragen.

Stap 2 - Ontvangstbevestiging

Na het aanvragen van een subsidie ontvangt u een schriftelijke bevestiging. Hierin staat dat wij de aanvraag hebben ontvangen.

Stap 3 - Toetsing

Wij controleren de aanvragen. Hebben wij alles op tijd binnen gekregen? Zijn alle vereiste stukken ingeleverd? In de subsidieregeling waarop u aanspraak maakt, vindt u informatie hierover. Mist er iets? Dan nemen wij telefonisch of schriftelijk contact met u op. Wij vragen u dan om aanvullende informatie. U krijgt dan twee weken extra tijd.

Stap 4 - Beoordeling

Als de aanvraag aan alle voorwaarden voldoet dan kijken wij er inhoudelijk naar. De tijd die hiervoor staat varieert van maximaal 13 tot maximaal 22 weken. De 22 weken tijd geldt voor de aanvragen die naar een externe adviescommissie gaan. U vindt de informatie over de eisen en termijnen terug in de uitvoeringsregeling.

Stap 5 - Besluit

Na de beoordeling nemen we een besluit over de subsidie. Hierover sturen wij u een brief. In deze brief staat of u de subsidie wel of niet krijgt.
Bij een afwijzing krijgt u een afwijzingsbeschikking. Hierin staat de reden van de afwijzing.  Krijgt u wel subsidie? Dan krijgt u verleningsbeschikking. Hierin vertellen we:

• voor welke activiteiten wij u subsidie verlenen
• de hoogte van het bedrag
• aan welke prestatieafspraken en verdere verplichtingen u moet voldoen

Deze beschikking wordt aan het eind van de projectperiode vastgesteld. Een uitzondering hierop is een beschikking verleend onder arrangement 1. Die beschikking wordt ook direct vastgesteld.

Stap 6 - Vaststelling subsidie

Is het project klaar of zijn de activiteiten afgerond? Dan moet u vaak een verzoek tot vaststelling van de subsidie indienen. Zo kunnen wij de subsidie definitief vaststellen.

Wanneer u dit moet doen, staat in uw verleningsbeschikking.

U moet er zelf voor zorgen dat de subsidie vastgesteld wordt. Als u te laat bent, kan dit gevolgen hebben voor de vaststelling en de hoogte van de subsidie.

Soms wordt de subsidie bij de verlening direct vastgesteld. Dan is een verzoek tot vaststelling na afloop niet nodig.

Of u wel of niet een vaststellingsverzoek moet indienen, blijkt uit de brief (beschikking) die u krijgt bij de verlening van de subsidie. Deze stappen horen bij de vaststelling.

Andere belangrijke zaken

A: Subsidiesystematiek

De provincie Drenthe werkt met drie uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen. De hoogte van de te verlenen subsidie bepaalt welk arrangement geldt. Voor ieder arrangement gelden bepaalde regels. Binnen dezelfde subsidieregeling is het mogelijk dat verschillende arrangementen van toepassing zijn. Het te verstrekken bedrag is namelijk bepalend.

Arrangement 1

De subsidies van een bedrag tot € 25.000 worden direct of ambtshalve vastgesteld. Dit betekent dat de subsidie meteen wordt verleend en gelijktijdig wordt vastgesteld. Of het wordt, in het geval van de ambtshalve vaststelling, binnen 13 weken vastgesteld nadat de activiteit uiterlijk is verricht.

Ambtshalve wil zeggen dat de subsidieverstrekker op eigen initiatief en zonder actie of handelen van de subsidieontvanger de subsidie vaststelt.

Kenmerkend voor subsidies van minder dan € 25.000,- is dus, dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard verantwoording hoeft af te leggen. De subsidieontvanger hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Hierdoor worden de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker verlicht. De provincie vertrouwt de subsidieontvanger en gaat ervan uit dat de subsidieontvanger de subsidie op een juiste wijze besteedt.

Arrangement 2

Een subsidie tussen de € 25.000 en € 125.000 wordt eerst verleend. Nadat de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt zijn uitgevoerd, wordt de subsidie vastgesteld. Hiervoor moet de subsidieontvanger een verzoek tot vaststelling indienen. Onderdeel van het verzoek tot vaststelling is een inhoudelijk verslag. De subsidie wordt vastgesteld op het verleende bedrag als de subsidieontvanger heeft voldaan aan alle verplichtingen. Daarnaast blijkt uit het inhoudelijk verslag dat de prestaties waarvoor de subsidie is verleend zijn uitgevoerd. Als niet aan alle voorwaarden is voldaan, is het mogelijk dat de subsidie lager wordt vastgesteld.

Arrangement 3

Voor verleende subsidies van meer dan € 125.000 geldt een verantwoording over prestaties en kosten. De subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Dit gebeurt met een inhoudelijk verslag en een financiële verantwoording. De wijze waarop dit plaatsvindt wordt per regeling bepaald. De subsidie wordt dan vastgesteld op de werkelijk gemaakte kosten. Om de werkelijk gemaakte kosten te bepalen kan om een controleverklaring van een accountant worden gevraagd.

Steekproeven

Houdt er rekening mee dat er steekproeven worden uitgevoerd. Daarom is het belangrijk dat de subsidieontvanger alle bewijsmiddelen bewaart. Het gaat om de middelen die aangeven dat de gesubsidieerde activiteiten zijn uitgevoerd voor minimaal de hoogte van het subsidiebedrag.