Privacyverklaring

Hieronder lichten we toe welke gegevens we als provincie Drenthe verzamelen, waarom en hoe we dat doen en op welke manier u van uw rechten gebruik kunt maken.

Persoonsgegevens

Een persoonsgegeven is informatie over een natuurlijke persoon, waarmee kan worden achterhaald wie deze persoon is. Wij verzamelen persoonsgegevens zoals:

• namen;
• adressen;
• telefoonnummers;
• e-mailadressen;
• foto’s.

Degene van wie wij deze gegevens verzamelen, noemen we de betrokkene. Deze gegevens ontvangen wij van u wanneer u bijvoorbeeld een contactformulier invult, een subsidie of vergunning heeft aangevraagd of u uzelf aanmeldt voor een evenement of een nieuwsbrief. Op het moment dat u van één van deze mogelijkheden gebruik maakt, verstrekt u uw persoonsgegevens aan ons. Zonder deze gegevens kunnen wij ons werk niet doen en u niet van dienst zijn.

NB: Gegevens over organisaties, zoals bedrijven, zijn in de regel geen persoonsgegevens.

Hoe komen we aan uw gegevens?

In de meeste gevallen werken we op basis van de gegevens die u zelf aanlevert. Voor bepaalde diensten ontvangen we uw gegevens van organisaties die in opdracht van de provincie werken, zoals de Regionale Uitvoeringsdienst Drenthe (RUD), het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) of Prolander. We raadplegen het Kadaster of het Handelsregister als we deze gegevens nodig hebben voor de uitoefening van onze publieke taken. Soms mogen wij uw gegevens bijvoorbeeld op juistheid controleren door middel van het raadplegen van de Basisregistratie Personen (BRP).

Klantcontactcentrum (KCC) en de registratie van uw gegevens

Op het moment dat u via (0592) 36 55 55, post@drenthe.nl of een ander algemeen kanaal contact met ons opneemt, komt u terecht bij ons klantcontactcentrum (KCC). Zij vormen de toegangspoort tot onze organisatie en zorgen ervoor dat uw verzoek op de juiste plek terechtkomt. Het KCC registreert van ieder contact de contactgegevens die u opgeeft en (automatisch) uw telefoonnummer of e-mailadres. Deze gegevens worden door het KCC verwerkt en maximaal één jaar bewaard om uw verzoek door te geleiden en de afhandeling ervan te borgen. Ook gebruiken wij de gegevens om u beter te kunnen helpen als u een volgende keer contact met ons opneemt. Als u bezwaar hebt tegen deze verwerking, kunt u dit tijdens het contact of op een later moment kenbaar maken via post@drenthe.nl.

Wat doen wij met uw gegevens?

De provincie Drenthe gaat zorgvuldig om met uw gegevens en zal uw privacy daarbij zoveel mogelijk beschermen. Wij verwerken uitsluitend die gegevens die wij nodig hebben voor het vervullen van onze wettelijke taken of plichten op grond van algemeen belang of openbaar gezag. Wij beveiligen deze gegevens goed en delen de informatie in beginsel niet met anderen. De gegevens die u ons verstrekt voor een bepaald doel gebruiken wij niet voor andere doeleinden. Dit betekent dat als u uw naam en adres invult voor het toezenden van bepaalde informatie, deze gegevens niet zomaar worden gebruikt om u ook andere informatie toe te zenden. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Met andere woorden, onze medewerkers – en niet onze systemen – nemen beslissingen op basis van een zorgvuldige afweging van belangen.

In sommige gevallen verwerken wij ook gegevens op basis van een toestemming. Een voorbeeld hiervan is wanneer u zich inschrijft voor een nieuwsbrief. Als het verwerken van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, dan kunt u deze toestemming altijd weer intrekken. U kunt daarvoor contact opnemen via (0592) 36 55 55 of post@drenthe.nl of u afmelden via de nieuwsbrief.

Wie heeft er toegang tot uw gegevens?

Alleen de medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun werk te kunnen uitvoeren hebben toegang tot uw persoonsgegevens.

Gegevens doorgeven aan anderen

Het komt voor dat wij het verwerken van uw gegevens uitbesteden aan een andere organisatie. Voorbeelden hiervan zijn gevallen waarin:

• de publieke taak gedeeltelijk of geheel is opgedragen aan een derde partij. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij subsidie verstrekking door SNN;
• we onderzoek laten doen naar de dienstverlening.

Met organisaties waarmee wij uw gegevens delen sluit de provincie een verwerkersovereenkomst om te zorgen dat het niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid even hoog is als bij de provincie zelf. Soms moeten wij informatie delen met andere overheidsorganisaties om onze taken te kunnen vervullen. Ook dan maken we onderling goede afspraken over privacy en informatiebeveiliging. De provincie blijft verantwoordelijk voor het gebruik van uw gegevens door deze organisaties.

Bewaren van uw gegevens

Zodra wij uw gegevens niet meer nodig hebben worden deze verwijderd, tenzij we die bijvoorbeeld moeten bewaren op grond van de Archiefwet. Voor de selectielijst met daarin de bewaartermijnen verwijzen wij u naar Selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen vanaf 1 januari 2020 | Nationaal Archief .

Hoe zorgen wij ervoor dat uw gegevens goed beveiligd zijn?

Voor wat betreft de beveiliging van uw persoonsgegevens hebben wij verscheidene maatregelen getroffen, bijvoorbeeld:

• technische beveiligingsmaatregelen;
• tweefactor authenticatie voor wat betreft het inloggen op onze systemen;
• enkel de medewerkers die daartoe bevoegd zijn kunnen uw gegeven bekijken;

• aan de medewerkers is een geheimhoudingsplicht opgelegd.

Het toezicht op de verwerkingen en beveiliging ligt bij de Functionaris Gegevensbescherming. Daarnaast wordt er door de Coördinator informatiebeveiliging op toegezien dat onze systemen voldoende beveiligd zijn en blijven.

Uw rechten op grond van de AVG

Als betrokkene (eigenaar van uw persoonsgegevens) heeft u een aantal rechten waar we u graag op willen wijzen. Van sommige rechten kunt u uitsluitend gebruik maken in bijzondere omstandigheden. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u meer informatie over dit onderwerp.

Het gaat kort samengevat om de volgende rechten:

• Recht op inzage: op verzoek vertellen wij u welke gegevens wij van u verwerken, met welke specifieke grondslag en op welke manier wij dat doen.
• Recht op correctie, aanvulling, afscherming (beperking van de verwerking) en verwijdering (recht op vergetelheid): u kunt als dat nodig is uw persoonsgegevens wijzigen of in een aantal gevallen helemaal laten verwijderen.
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking: tegen bepaalde verwerkingen van uw gegevens kunt u bezwaar maken.

• Het recht op dataportabiliteit: dit is het recht om uw gegevens mee te nemen naar een andere organisatie of daar naartoe over te laten dragen.
• Het recht op een menselijke blik bij besluiten: er worden door de provincie Drenthe geen beslissingen over u genomen door volledig geautomatiseerde besluitvorming.
• Klachtrecht: u kunt bij ons een klacht indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens. Als u er met ons niet uitkomt, kunt u met uw klacht terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uw rechten op grond van de Wpg

Indien het gaat om politiegegevens die wij op grond van de Wpg verwerken, geeft deze wet u de volgende rechten, Voor deze rechten biedt de wet ook uitzonderingen:

• Recht op inzage in uw politiegegevens en de verwerking daarvan door de provincie.
• Recht op rectificatie of verwijdering van uw politiegegevens.

Bewaren van uw gegevens

De Wet politiegegevens bepaalt hoelang politiegegevens bewaard mogen blijven. In beginsel worden politiegegevens na 5 jaar vernietigd, tenzij een dwingend belang hernieuwde verwerking rechtvaardigt.

Voor meer informatie en voor informatie over het indienen van een verzoek ter uitoefening van deze rechten verwijzen wij u door naar: www.privacyvragenbrs.nl

Contact informatie

Als u meer wilt weten over de manier waarop de provincie Drenthe omgaat met uw privacy, dan kunt u contact met ons opnemen via de kanalen op onze contactpagina of via het speciale contactformulier. Via die kanalen kunt u ook onze Functionaris Gegevensbescherming bereiken of een verzoek doen in het kader van uw rechten als betrokkene.

Voor informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij u graag door naar: Wat zijn cookies?